Dématérialisation des factures

Vous êtes un prestataire contractant avec la ville de Reims ? Vous devez ou souhaitez passer par internet pour envoyer vos factures ? Vous trouverez ci-dessous la Foire Aux Questions qui vous est dédiée.

À noter :

  • les questions / réponses ci-dessous concernent la période de dématérialisation des factures
  • pendant la période transitoire, la ville continuera à accepter les factures « papier » envoyées par voie postale tout au long de l’année 2017
  • Chorus Pro est maintenant accessible pour le Grand Reims (cf. tableau SIRET ci-dessous).

Cliquez sur la rubrique souhaitée :

Les modes de transmission possible des factures

  • Comment seront traitées les factures issues de Chorus au 1er janvier ?

La collectivité est tenue d’accepter les factures déposées sur Chorus Pro.

Cependant, en raison de la publication tardive des spécifications techniques, la gestion dématérialisée des factures la gestion dématérialisée des factures sera mise en œuvre progressivement au cours du dernier trimestre 2017. Les factures émanant de Chorus Pro continueront à être traitées manuellement.

Dans cette configuration, il n’y a pas d’obstacle à ce que les entreprises concernées par Chorus Pro continuent - provisoirement - à envoyer leurs factures papier aux adresses dédiées :

- Pour la communauté urbaine :
COMMUNAUTE URBAINE DU GRAND REIMS
Direction...
TSA 70044
51722 REIMS CEDEX 

- Pour la Ville de Reims :
VILLE DE REIMS
Direction...
TSA 90046
51722 REIMS CEDEX

Les fournisseurs de la collectivité seront informés, au courant du 1er trimestre, de la date de démarrage de la gestion dématérialisée des factures.

 

  •  Je dois adresser une facture à la collectivité. Comment dois je m’y prendre ?

1. Je suis une grande entreprise ou une filiale de ce groupe,  je dois donc déposer toutes mes factures émises à compter du 1er janvier 2017 à destination des collectivités sur le portail de l’État dénommé Chorus Pro. Ce portail a vocation à être progressivement le moyen unique de transmission des factures vers les collectivités et l’état.

Pour les entreprises ne faisant pas partie d’un grand groupe, cette obligation s’appliquera aux entreprises selon le calendrier suivant :
- 1er janvier 2018, aux moyennes entreprises ;
- 1er janvier 2019, aux petites entreprises ;
- 1er janvier 2020, micro entreprises.

Si je n’ai pas d’obligation de dépose de ma facture au 1er janvier 2017 sur Chorus Pro, je peux utiliser ce service qui est accessible et gratuit.

2. Je ne suis pas concerné par la dépose sur Chorus Pro au 1er janvier 2017 et je ne souhaite pas utiliser ce service, j’envoie donc ma facture papier exclusivement par la voie postale à l’adresse suivante :

- Pour la communauté Urbaine :
COMMUNAUTÉ URBAINE DU GRAND REIMS
Direction...
TSA 70044
51722 REIMS CEDEX 

- Pour la Ville de Reims :
VILLE DE REIMS
Direction...
TSA 90046
51722 REIMS CEDEX

La facture sera envoyée en 1 seul exemplaire (original) et sans agrafe si elle comporte plusieurs pages. Les documents liés à la facture du type pièces du marché, bon de commande, échanges de courrier… ne doivent pas être renvoyés avec la facture, dès lors que le numéro d’engagement sera bien mentionné sur la facture. Voir les mentions à faire figurer sur les factures. 

 

  • Comment savoir à quelle date je suis concerné par une dépose Chorus ? 

Les fournisseurs concernés sont ceux issus de l’ordonnance du 26/06/2014 relative au développement de la facturation électronique. Il s’agit :
- Au 1er janvier 2017 : des grandes entreprises et les personnes publiques
- Au 1er janvier 2018 : des entreprises de taille intermédiaire
- Au 1er janvier 2019 : des petites et moyennes entreprises
- Au 1er janvier 2020 : des microentreprises.

Au sens de la loi de modernisation des entreprises, une grande entreprise est une entreprise qui a au moins 5000 salariés. Une entreprise qui a moins de 5000 salariés mais plus de 1,5 milliards d'euros de chiffre d'affaires et plus de 2 milliards d'euros de total de bilan est aussi considérée comme une grande entreprise.  

 

  • Quels sont les avantages de la dépose d’une facture sur Chorus Pro ?

Rapidité, traçabilité, suivi en temps réel, disponible 7j/7 et 24h/24, le site Chorus Pro présente de nombreux avantages pour le fournisseur et pour la collectivité.

Au moment de son enregistrement dans Chorus Pro, la facture est qualifiée grâce à l’identifiant du fournisseur et au numéro de facture.

Grâce à ces informations, il est possible à tout moment de consulter l’état de traitement de la facture :
- Facture mise à disposition de la collectivité
- Facture suspendue ou rejetée par la collectivité, avec les motifs associés
- Facture mandatée (comptabilisée par la collectivité)
- Facture mise à disposition du comptable
- Facture payée par le comptable

Le fournisseur a la possibilité de recevoir des courriels l’informant de l’état d’avancement de son paiement. Il doit pour cela avoir paramétré son compte sur Chorus Pro. 

 

  • J’avais l’habitude d’envoyer ma facture par courriel, est ce que ce sera toujours possible ?

Non, la facture reçue par courriel ne présente pas les caractéristiques d’une facture originale, en l’absence de signature électronique. Le traitement dématérialisé des factures sera possible via le portail Chorus Pro, où une dépose pdf est possible dans des conditions de sécurité et d’authenticité garanties. À défaut, le fournisseur imprimera la facture en un seul exemplaire et sans agrafe et la transmettra par la voie postale à l’adresse suivante :

- Pour la communauté Urbaine :
COMMUNAUTÉ URBAINE DU GRAND REIMS
Direction...
TSA 70044
51722 REIMS CEDEX 

- Pour la Ville de Reims :
VILLE DE REIMS
Direction...
TSA 90046
51722 REIMS CEDEX

Le nom de la direction figure sur le bon de commande ou l’ordre de service réalisé. 

 

  • J’avais l’habitude d’envoyer ma facture directement dans la direction concernée ou de la remettre de la main à la main. Est-ce que ce sera toujours possible ? 

Non, il faudra l’envoyer à l’adresse unique de facturation de la collectivité. Ce type de transmission rallongerait les délais de traitement des factures. 

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La démarche sur Chorus Pro

  • Comment faire pour déposer une facture sur Chorus Pro?

 Il faut contacter le support Chorus : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/

 

  • Comment identifier la collectivité destinataire de la facture ?

Chaque collectivité et chaque budget annexe dispose d’un SIRET. Le SIRET est un numéro d’identification unique composé de 14 chiffres.

Lors de la facturation, le fournisseur doit prendre en compte le SIRET qui figure sur le bon de commande édité par la collectivité. 

 

  • Quelles seront les nouvelles mentions à faire figurer sur ma facture ?

Pour les factures déposées sur Chorus Pro :
- Le code service (direction de la collectivité) est obligatoire
- Le numéro d’engagement est recommandé, dès lors qu’il m’a été communiqué. Sa mention facilitera les traitements de la facture.

Ces mentions figurent sur le bon de commande et les ordres de service transmis par la collectivité. 

 

  • Que se passera-t-il pour les factures ne respectant pas les mentions obligatoires ?

Leur absence sera bloquante, pour celles contrôlées par Chorus Pro, et les factures ne pourront pas être déposées.

Les mentions obligatoires prévues par le code du commerce et le code général des impôts sont notamment :
- Nom et adresse des parties
- Date de la vente ou de la prestation de services
- Quantité et dénomination précise des produits et services
- Prix unitaire hors taxes et réductions éventuellement consenties
- Numéro d’immatriculation de l’entreprise
- Date de délivrance de la facture
- Numéro unique et séquentiel
- Base d’imposition pour chaque taux  de TVA et TVA correspondante
- Montant total à payer 

Le décret d’application de Chorus Pro prévoit également que soient renseignés :
- En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l’engagement généré par le système d’information financière et comptable de l’entité publique
- Le code d’identification du service en charge du paiement
Selon les critères de dépose sur Chorus Pro définis par la collectivité 

Certaines de ces mentions sont contrôlées par Chorus Pro comme par exemple (liste non exhaustive) :
- Existence du siret pour le fournisseur et le destinataire de la facture
- Contrôle d’unicité du numéro de la facture pour le fournisseur
- Code service (code direction de la collectivité référencé par la collectivité) 

 

  • Qui contacter si je n’arrive pas à déposer ma facture sur Chorus Pro ?

Désormais 3 possibilités existent pour contacter le support Chorus Pro :
- La hotline téléphonique au n° 04.77.78.39.57 ouverte du lundi au vendredi de 9h à 19h (hors jours fériés)
- L'avatar « Claude » accessible sur le portail Chorus Pro
- L'émission d’une sollicitation :
-- Dans l’espace « Sollicitations émises » si vous êtes déjà authentifié sur le portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
-- En cliquant sur « Nous contacter » en bas de la page d’accueil du portail Chorus Pro si vous êtes en mode non connecté

La collectivité n’intervient pas dans cette assistance.

  

  • Qui contacter si j’ai des questions sur le fonctionnement de Chorus Pro ?

Il faut contacter le support Chorus : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/ 

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La création de la communauté urbaine du Grand Reims

  • Quid de l’évolution de Reims Métropole en communauté urbaine ? 

À compter du 1er janvier 2017, les factures émises pour le compte de Reims Métropole et non payées au 31/12/2016 seront réglées par la communauté urbaine du Grand Reims. Elles devront être facturées au nom de la communauté urbaine du Grand Reims, quelle que soit la collectivité ayant commandé la prestation.

Les factures devront donc être déposées sur le SIRET de la communauté urbaine correspondant au budget en charge de la prestation.

Libellé SIRET

SIRET

Communauté urbaine du Grand Reims

 20006721300013

Eau potable - Grand Reims

 20006721300021

Assainissement - Grand Reims (dont SPANC)

 20006721300039

Transports publics de personnes - Grand Reims

 20006721300047

ZAC de Bezannes - Grand Reims

 20006721300054

Parc d'Activités de la Malle - Grand Reims

 20006721300062

Ordures ménagères - Grand Reims

 20006721300070

Archéologie - Grand Reims

 20006721300088

Parc d'activités La Husselle - Grand Reims

 20006721300096

Parc d'activités Pierre de Coubertin - Grand Reims

 20006721300104

Boucle locale de télécommunications - Grand Reims

 20006721300120

Camping du Val de Vesle - Grand Reims

 20006721300351

Phare de Verzenay - Grand Reims

 20006721300369

MARPA de Pargny-les-Reims - Grand Reims

 20006721300229

Pôle multiservices de Ville en Tardenois - Grand Reims

 20006721300419

Développement économique - bail commercial Muizon - Grand Reims

 20006721300203

Zone d'activités  les Grands Logerons - Grand Reims

 20006721300252

Zone d'activités du Val des Bois - Grand Reims
en attente de création

 20006721300278

Zone Artisanale de Poilly - Grand Reims

 20006721300401

  

  • Est-ce que je peux déposer mes factures sur les SIRET de la collectivité qui m’a passé commande en 2016 ?

Les comptes de ces collectivités sont en cours de radiation par le support Chorus. Vous devez déposer votre facture sur un des SIRET de la communauté urbaine du Grand Reims.

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