Vous et vos archives

Vous et vos archives : faire un don au service d'archives ? Comment les conserver le mieux possible chez soi ?

Archives publiques/archives privées 

La notion d'archives est définie dans l'article L211-1 du Code du patrimoine :

"Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits et reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité".

L' article L211-4 s'attache aux archives publiques :

"Les archives publiques sont :
a) Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d'un service public, dans le cadre de leur mission de service public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ;
b) supprimé ;
c) Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels." 

C'est à contrario que sont définies les archives privées dans l'article L211-5 : "Les archives privées sont l'ensemble des des documents définis à l'article L211-1 qui n'entrent pas dans le champ d'application de l'article L211-4." 

Au sein des archives privées, on distingue les archives de personnes et de familles, les archives d'associations et les archives d'entreprises.

Les archives de personnes sont aussi les archives de journalistes, d'artistes, d'architectes, de photographes, d'érudits locaux etc.

Les archives d'associations bien souvent sont dispersées après la dissolution ou la dissolution judiciaire ou conservées chez d'anciens membres.

Un moyen assez simple de régler le sort de ces archives est de prévoir dans les statuts un article indiquant qu'en cas de dissolution, elles pourront être confiées à un service d'archives publiques.

Confier ou faire un don d' archives privées à un service d'archives

Tous les services d'archives publics ont la possibilité d'accueillir des archives privées qui représentent le complément indispensable des archives publiques.

Ces archives peuvent y entrer à titre onéreux ou à titre gratuit, sous la forme d'achat, de dations, de libéralités (dons et legs), ou encore de dépôts.

Les documents intéressant l'histoire locale peuvent ainsi entrer aux Archives municipales et communautaires, qu'ils concernent la vie privée de familles ou de personnes, la vie d'entreprises ou d'associations. Mais l'intérêt historique doit être réel. 

La forme la plus fréquente d'entrée aux Archives reste le don, formalisé par un simple échange de lettres entre le donateur et le service d'Archives après accord sur les conditions de communication et de reproduction.

Cet accord s'accompagne d'une description précise des documents. 

Les archives municipales rémoises sont lacunaires, en ce qui concerne le XIXe,  en raison de l'incendie de l'hôtel de ville en mars 1917. Il manque par exemple des registres de délibérations municipales entre juillet 1860 et novembre 1874. Le don de tous documents pouvant intéresser l'histoire de la ville, principalement  entre 1830 et 1917, serait donc bienvenu et précieux.

Centenaire de 1914 : tout document détenu par un particulier (documents familiaux, photographies,...) ou des collectionneurs peuvent nous être confiés (don, prêt temporaire pour numérisation, ...) pour conserver des témoignages de cette période, les transmettre aux générations futures et les utiliser dans le cadre des manifestations qui sont liées à la commémoration du centenaire de la Grande Guerre. Le présent site Internet, notamment, propose une rubrique spécifique sur ce thème, avec accès à des documents numérisés. 

Pour plus de détails sur la procédure de don, vous pouvez vous reporter à la rubrique "archives privées" du site du Service interministériel des archives de France :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-privees/

Exemples de dons effectués aux archives municipales de Reims :

Archives de l'ancien maire de Reims entre 1953 et 1957 René Bride, données en 1999. Les 282 cartons contenant des courriers, invitations, coupures de presse, notes et documentation diverse venus compléter les fonds municipaux sont aujourd'hui très consultés.

Les archives des architectes Edmond et Jacques Herbé, entrées en 2001, contiennent de nombreux plans de travaux réalisés notamment par Jacques Herbé entre 1930 et 1974, à Reims (docks rémois, piscine-patinoire, maison de la culture) et dans la Marne.

Les archives de l'Association "Mémoire du baptême de Clovis" entrées aux Archives en 1996 permettent l'accès à un riche ensemble documentaire relatif au 1500ème anniversaire du baptême de Clovis.

Donner des archives à d'autres organismes, selon les domaines concernés

- Archives du monde sportif
Voir le Guide Memos pour une sensibilisation et une sauvegarde des archives du monde sportif (consultable en salle de lecture des Archives)

Archives de la Résistance et de la déportation
Voir le Guide du détenteur d'archives de la Résistance et de la déportation (consultable en salle de lecture des Archives)

- Archives du handicap
Depuis 2003, l'Observatoire des familles en situation de handicap (OFSH) recueille les archives des personnes en situation de handicap et en permet l'accès aux chercheurs et universitaires.

Il s'agit de documents d'ordre privé et personnel, en rapport avec le handicap concerné, que personnes et familles au cours de leur vie, au fur et à mesure de leurs démarches, ont reçus, produits et conservés, tels : correspondance privée, documents administratifs personnels, éléments de dossier médical, de dossier éducatif et pédagogique, dossier de démarches administratives ou de contentieux, témoignages d'activités scolaires ou extra scolaires, activités associatives liées au handicap, témoignages personnels tels que récits de vie ou journaux intimes.
L'ensemble des dons est abrité aux Archives municipales de Lyon.

- Archives de l'immigration
Voir la circulaire de la Direction des Archives de France :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2670

Conseils pour la conservation chez soi

La conservation préventive regroupe toutes les précautions indispensables à suivre pour bien conserver ses archives : leur manipulation, leur nettoyage, leur conditionnement, les conditions climatiques et environnementales, leur sécurité, etc. Ces pratiques préventives permettent d’éviter les dégradations et par conséquent le recours aux pratiques invasives de la restauration.

Les Archives municipales organisent régulièrement des stages de conservation des documents de famille pour les groupes (sur demande toutes l'année) ou par inscriptions individuelles (vacances d'été). Information sur la rubrique Ateliers destinés aux adultes.


La manipulation est un des facteurs les plus dommageables envers le document. Pour éviter toutes conséquences néfastes, il faut suivre certaines recommandations.

Les gestes à éviter :
- manipuler des documents à proximité de matières salissantes (eau, nourriture, encre, colle, correcteur blanc, etc.) qui pourraient les tâcher
- s’appuyer sur les documents ou s’en servir comme sous-main, ce qui dégrade les reliures ou marque les supports
- mouiller son doigt pour tourner les pages, ce qui salit le document
- tourner les pages en cornant le bord, ce qui peut les déchirer
- prendre un registre ou un livre par la coiffe, ce qui peut décoller la reliure

Les habitudes à prendre :
- utiliser le crayon de papier pour prendre des notes
- ne pas aplatir les documents reliés pour éviter de fragiliser la reliure
- saisir les reliures par le milieu du dos
- manipuler doucement les documents
- prendre le temps de les ranger correctement
- mettre des gants en coton pour manipuler les supports fragiles (photographiques, métalliques, ou en mauvais état)
- utiliser des presse-papiers pour les documents de grand format.

Le nettoyage des documents :

pour éviter que les documents soient contaminés par les insectes ou les moisissures, il convient de les nettoyer. Leur lecture n’en sera que plus aisée. Pour cela, vous pouvez utiliser différents matériaux à manipuler avec précautions pour ne pas déchirer les documents :
- le chiffon microfibre pour les documents papier ou parchemin ou
- la brosse souple chinoise faite de poils de chèvre, moins abrasifs que les poils synthétiques
- l’éponge en latex non teintée. Elle s’utilise toujours à sec. Il est toutefois recommandé de la tester avant sur un coin du document pour être certain de ne pas le dégrader. Il ne faut pas s’en servir sur les encres et les supports fragiles (enluminures, photographies, calques …)
- pour les documents les plus sales, on peut utiliser la gomme en poudre, en chaussette ou en bâton. Il faut au préalable tester la résistance du support et veiller à bien retirer tous les petits morceaux de gomme
- retirer les éléments métalliques (trombones, épingles) qui pourraient rouiller
- ne pas mettre de scotch ni de post-it sur les documents car la colle s’incruste dans le support et le dégrade.

Le conditionnement est la première barrière contre les dégradations, il doit être adapté à la taille documents qui ne doivent pas être pliés pour y rentrer. Il doit être fait de matériau neutre ou permanent pour ne pas endommager le support :
- ne pas utiliser de papier acide ou de pochettes plastiques non adaptées, à l’exemple du papier kraft ou des pochettes perforées pour classeur qui se collent au papier et transfèrent les encres
- utiliser des boîtes d’archives en carton neutre ou permanent. Il en existe de différents formats, pour les documents écrits, les plans roulés, les cartes postales, les cédéroms, les DVD ou les cassettes
- mettre les plans ou documents iconographiques de grands formats conservés à plat dans des pochettes polyester
- ranger les photos, les cartes postales et les documents iconographiques de petits formats dans des pochettes polyester
- constituer les dossiers avec des chemises en papier permanent (format A3, A4, en rouleau, pochettes à soufflet ou sur mesure)
- préférer des sangles en coton sergé non teinté avec boucle en plastique pour maintenir des documents en liasse et non de la ficelle qui coupe les bords des documents ou des boucles métalliques qui peuvent rouiller.

Le contrôle des conditions climatiques  et environnementales :

Pour éviter une propagation des moisissures, un dessèchement ou une décoloration des documents, il faut les maintenir dans de bonnes conditions climatiques :
- il faut les conserver dans l’obscurité, car la lumière (artificielle et naturelle) décolore les encres et roussit les papiers mécaniques. C’est pourquoi il est préférable d’exposer une copie sous cadre plutôt que l’original
- les documents doivent être entreposés dans un milieu stable, sans variations brusques de la température et de l’humidité relative de l’air. La moyenne idéale est fixée entre 16 et 20 degrés et le taux d’hygrométrie entre 45 et 60 %. Ces conditions sont valables pour le papier et le parchemin. Pour les supports photographiques ou numériques, les sceaux détachés en cire et en métal, le taux d’humidité doit être plus faible. Pour mesurer ces conditions climatiques vous pouvez utiliser un thermo-hygromètre et pour les modifier, un déshumidificateur ou un humidificateur.

Enfin les archives craignent l'eau et le feu :
- elles doivent être tenues éloignées des tuyauteries, lavabos, caves.
- Stockées sous un toit, il convient d'en vérifier l'étanchéité.
- Contre le feu, préférer des étagères métalliques plutôt qu'en bois, balayer et dépoussiérer régulièrement leur environnement, et prévoir un extincteur à poudre à proximité, ainsi qu'un détecteur de fumée.