Dématérialisation des factures

Vous êtes un prestataire contractant avec la ville de Reims ? Vous devez ou souhaitez passer par internet pour envoyer vos factures ? Vous trouverez ci-dessous la Foire Aux Questions qui vous est dédiée.

Les modes de transmission possible des factures

  •  Je dois adresser une facture à la collectivité. Comment dois-je m’y prendre ?

1. Je suis concerné par l'obligation de transmission électronique des factures, je dois donc déposer toutes mes factures émises à destination des collectivités sur le portail de l’État dénommé Chorus Pro. Ce portail sera à compter de 2020 le moyen unique de transmission des factures vers les collectivités et l’état.

Même si je n’ai pas d’obligation de dépose de ma facture sur Chorus Pro, je peux utiliser ce service qui est accessible et gratuit et bénéficier des apports de ce service (rapidité, remontée de statuts, etc).

2. Je ne suis pas concerné par la dépose sur Chorus Pro et je ne souhaite pas utiliser ce service, j’envoie donc ma facture papier exclusivement par la voie postale à l’adresse suivante :

- Pour la communauté Urbaine :
COMMUNAUTÉ URBAINE DU GRAND REIMS
Direction...
TSA 70044
51722 REIMS CEDEX 

- Pour la Ville de Reims :
VILLE DE REIMS
Direction...
TSA 90046
51722 REIMS CEDEX

La facture sera envoyée en 1 seul exemplaire (original) et sans agrafe si elle comporte plusieurs pages. Les documents liés à la facture du type pièces du marché, bon de commande, échanges de courrier… ne doivent pas être renvoyés avec la factureVoir les mentions à faire figurer sur les factures. 

 

  • Quels sont les avantages de la dépose d’une facture sur Chorus Pro ?

Rapidité, traçabilité, suivi en temps réel, disponible 7j/7 et 24h/24, le site Chorus Pro présente de nombreux avantages pour le fournisseur et pour la collectivité.

Au moment de son enregistrement dans Chorus Pro, la facture est qualifiée grâce à l’identifiant du fournisseur et au numéro de facture.

Grâce à ces informations, il est possible à tout moment de consulter l’état de traitement de la facture :
- Facture mise à disposition de la collectivité
- Facture suspendue ou rejetée par la collectivité, avec les motifs associés
- Facture payée par le comptable

Le fournisseur a la possibilité de recevoir des courriels l’informant de l’état d’avancement de son paiement. Il doit pour cela avoir paramétré son compte sur Chorus Pro. 

 

  • J’avais l’habitude d’envoyer ma facture par courriel, est ce que ce sera toujours possible ?

Non, la facture reçue par courriel ne présente pas les caractéristiques d’une facture originale, en l’absence de signature électronique. Le traitement dématérialisé des factures sera possible via le portail Chorus Pro, où une dépose pdf est possible dans des conditions de sécurité et d’authenticité garanties. À défaut, le fournisseur non concerné par l’obligation de transmission, transmettra par la voie postale.

 

  • J’avais l’habitude d’envoyer ma facture directement dans la direction concernée ou de la remettre de la main à la main. Est-ce que ce sera toujours possible ? 

Non, il faudra l’envoyer à l’adresse unique de facturation de la collectivité. Ce type de transmission rallongerait les délais de traitement des factures. 

Revenir au menu

La démarche sur Chorus Pro

  • Comment faire pour déposer une facture sur Chorus Pro?

 Il faut contacter le support Chorus : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/

Différents documents émanant de Chorus sont disponibles au téléchargement ci-contre : "Documents à télécharger".

 

  • Quelles seront les nouvelles mentions à faire figurer sur ma facture ?

Chaque facture devra être déposée en référençant :
- Le siret de la collectivité dans la zone Destinataire
- Le code service (direction de la collectivité) dans la zone Service
- Le numéro d’engagement est recommandé. Sa mention facilitera les traitements de la facture.
L’ensemble de ces mentions figure sur le bon de commande et les ordres de service transmis par la collectivité. Si votre interlocuteur ne vous l’a pas transmis n’hésitez pas à le lui demander.

 

  • Que se passera-t-il pour les factures ne respectant pas les mentions obligatoires ?

Leur absence sera bloquante, pour celles contrôlées par Chorus Pro, et les factures ne pourront pas être déposées.

Les mentions obligatoires prévues par le code du commerce et le code général des impôts sont notamment :
- Nom et adresse des parties
- Date de la vente ou de la prestation de services
- Quantité et dénomination précise des produits et services
- Prix unitaire hors taxes et réductions éventuellement consenties
- Numéro d’immatriculation de l’entreprise
- Date de délivrance de la facture
- Numéro unique et séquentiel
- Base d’imposition pour chaque taux  de TVA et TVA correspondante
- Montant total à payer 

Le décret d’application de Chorus Pro prévoit également que soient renseignés :
- En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l’engagement généré par le système d’information financière et comptable de l’entité publique
- Le code d’identification du service en charge du paiement
Selon les critères de dépose sur Chorus Pro définis par la collectivité 

Certaines de ces mentions sont contrôlées par Chorus Pro comme par exemple (liste non exhaustive) :
- Existence du siret pour le fournisseur et le destinataire de la facture
- Contrôle d’unicité du numéro de la facture pour le fournisseur
- Code service (code direction de la collectivité référencé par la collectivité) 

D’autres données sont contrôlées par les outils de gestion dématérialisés de la collectivité :
- Dépose de facture effectuée par une entreprise ayant un siret actif. Les factures déposées sur des siret inactif sont systématiquement rejetées.
- Dépose en doublon d’un envoi papier. Ces doublons sont systématiquement rejetés.
 

  • Qui contacter si je n’arrive pas à déposer ma facture sur Chorus Pro ?

La collectivité n’intervient pas dans cette assistance.

2 possibilités existent pour contacter le support Chorus Pro :
- L'avatar « Claude » accessible sur le portail Chorus Pro
- L'émission d’une sollicitation :
  -- Dans l’espace « Sollicitations émises » si vous êtes déjà authentifié sur le portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
  -- En cliquant sur « Nous contacter » en bas de la page d’accueil du portail Chorus Pro si vous êtes en mode non connecté

  

  • Qui contacter si j’ai des questions sur le fonctionnement de Chorus Pro ?

Il faut contacter le support Chorus : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/ 

La liste des siret et codes services de nos collectivités

Revenir au menu

 

Transmission des factures de travaux

Je suis sous-traitant, comment dois-je transmettre ma demande de paiement :

  • La collectivité n’a pas ouvert l’accès à Chorus travaux. Les demandes de paiement transmises via Chorus doivent donc être suffisamment avancées pour permettre un paiement en l’état. Vous pouvez donc déposer vos factures -  sur l’espace factures - selon l’un des deux formats suivants :
        o    Le titulaire a produit l’attestation de paiement direct dans le délai de 15 jours prévu au Code de la Commande Publique. Votre dépose Chorus doit donc intégrer les pièces jointes suivantes : Demande de paiement, attestation de paiement direct 
        o    Le titulaire n’a pas produit l’attestation de paiement direct dans le délai de 15 jours prévu au Code de la commande Publique. Votre dépose chorus, effectuée passé ce délai, doit donc intégrer les pièces jointes suivantes : facture à l’ordre du titulaire, demande de paiement effectuée au titulaire, accusé réception par le titulaire de la demande de paiement.
  • A noter, la dépose de la demande de paiement pour le sous-traitant peut être effectuée soit par le sous-traitant, soit par le titulaire. Un seul impératif si elle est déposée par le titulaire, elle doit donner lieu à une dépose différente de celle effectuée pour sa propre situation et être effectuée via le cadre de facturation A1 (le cadre A9 est destiné à la sous-traitance de service et ne convient pas à ces déposes). 

Je suis titulaire, comment dois-je transmettre ma situation mensuelle :

  • La collectivité n’a pas ouvert l’accès à Chorus travaux. Les demandes de paiement transmises via Chorus doivent donc être suffisamment avancées pour permettre un paiement en l’état. Vous pouvez donc déposer vos factures -  sur l’espace factures - selon l’un des deux formats suivants :
        o    Les travaux sont réalisés en maîtrise d’œuvre interne : votre demande de paiement doit être déposée sur Chorus dans les conditions classiques avec l’ensemble des pièces complémentaires habituelles : projet de décompte mensuel, calcul des quantités prises en compte, calcul et justification de l’actualisation, copie des demandes de paiement des sous-traitants acceptées 
        o    Les travaux sont réalisés en maîtrise d’œuvre externe : votre demande de paiement doit comporter l’ensemble des pièces mentionnées au point précédent, complété de l’état d’acompte mensuel établi par le maitre d’œuvre.
        o    Dans les deux cas, le montant figurant dans la zone « Net à payer » doit être le montant incluant l’ensemble des déductions et compléments effectués (paiement direct au sous-traitant, autoliquidation de la TVA, etc) et doit correspondre au paiement attendu, retenue de garantie comprise.
  • A noter, la dépose de la demande de paiement pour le titulaire peut être effectuée soit par le titulaire soit par le maître d’œuvre externe pour le compte du titulaire.  Il est conseillé que cette répartition des rôles entre titulaire et maître d’œuvre soit définie marché par marché, pour éviter les doubles déposes venant perturber les circuits et délais de traitement.


Je suis membre d’un groupement d’entreprise, comment dois-je transmettre ma situation mensuelle ?

La collectivité n’a pas ouvert l’accès à Chorus Travaux.  Les demandes de paiement transmises via Chorus doivent donc être suffisamment avancées pour permettre un paiement en l’état. Vous pouvez donc déposer vos factures – sur l’espace facture – selon les principes suivants :

  • Selon la forme du groupement, le décompte peut être effectué soit par le mandataire soit par le co-traitant.
  • Le  décompte du co-traitant doit être visé par le mandataire, seul habilité à présenter les projets de décompte, qu’il soit déposé par le mandataire ou par le co-traitant. 
  • Lorsque les membres du groupement sont payés de manière individualisée, les décomptes sont décomposés en autant de parties qu’il y a de membres à payer séparément, à concurrence du montant dû à chacun. Il doit y avoir autant de déposes Chorus que de paiement individualisé.
Cette page a-t-elle répondu à vos attentes ?