Dématérialisation des factures

Vous êtes un prestataire contractant avec la ville de Reims ? Vous devez ou souhaitez passer par internet pour envoyer vos factures ? Vous trouverez ci-dessous la Foire Aux Questions qui vous est dédiée.

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Les modes de transmission possible des factures

  •  Je dois adresser une facture à la collectivité. Comment dois je m’y prendre ?

1. Je suis concerné par l'obligation de transmission électronique des factures, je dois donc déposer toutes mes factures émises à destination des collectivités sur le portail de l’État dénommé Chorus Pro. Ce portail a vocation à être progressivement le moyen unique de transmission des factures vers les collectivités et l’état.

Pour les entreprises ne faisant pas partie d’un grand groupe, cette obligation s’appliquera aux entreprises selon le calendrier suivant :
- 1er janvier 2018, aux moyennes entreprises ;
- 1er janvier 2019, aux petites entreprises ;
- 1er janvier 2020, micro entreprises.

Même si je n’ai pas d’obligation de dépose de ma facture sur Chorus Pro, je peux utiliser ce service qui est accessible et gratuit et bénéficier des apports de ce service (rapidité, remontée de statuts, etc).

2. Je ne suis pas concerné par la dépose sur Chorus Pro et je ne souhaite pas utiliser ce service, j’envoie donc ma facture papier exclusivement par la voie postale à l’adresse suivante :

- Pour la communauté Urbaine :
COMMUNAUTÉ URBAINE DU GRAND REIMS
Direction...
TSA 70044
51722 REIMS CEDEX 

- Pour la Ville de Reims :
VILLE DE REIMS
Direction...
TSA 90046
51722 REIMS CEDEX

La facture sera envoyée en 1 seul exemplaire (original) et sans agrafe si elle comporte plusieurs pages. Les documents liés à la facture du type pièces du marché, bon de commande, échanges de courrier… ne doivent pas être renvoyés avec la facture, dès lors que le numéro d’engagement sera bien mentionné sur la facture. Voir les mentions à faire figurer sur les factures. 

 

  • Comment savoir à quelle date je suis concerné par une dépose Chorus ? 

Les fournisseurs concernés sont ceux issus de l’ordonnance du 26/06/2014 relative au développement de la facturation électronique. Il s’agit :
- Au 1er janvier 2017 : des grandes entreprises et les personnes publiques
- Au 1er janvier 2018 : des entreprises de taille intermédiaire
- Au 1er janvier 2019 : des petites et moyennes entreprises
- Au 1er janvier 2020 : des microentreprises.

La classification est celle issue de la loi de modernisation des entreprises de 2014 et codifiée dans le Décret n° 2008-1354 du 18 décembre 2008.  

 

  • Quels sont les avantages de la dépose d’une facture sur Chorus Pro ?

Rapidité, traçabilité, suivi en temps réel, disponible 7j/7 et 24h/24, le site Chorus Pro présente de nombreux avantages pour le fournisseur et pour la collectivité.

Au moment de son enregistrement dans Chorus Pro, la facture est qualifiée grâce à l’identifiant du fournisseur et au numéro de facture.

Grâce à ces informations, il est possible à tout moment de consulter l’état de traitement de la facture :
- Facture mise à disposition de la collectivité
- Facture suspendue ou rejetée par la collectivité, avec les motifs associés
- Facture mise à disposition du comptable
- Facture payée par le comptable

Le fournisseur a la possibilité de recevoir des courriels l’informant de l’état d’avancement de son paiement. Il doit pour cela avoir paramétré son compte sur Chorus Pro. 

 

  • J’avais l’habitude d’envoyer ma facture par courriel, est ce que ce sera toujours possible ?

Non, la facture reçue par courriel ne présente pas les caractéristiques d’une facture originale, en l’absence de signature électronique. Le traitement dématérialisé des factures sera possible via le portail Chorus Pro, où une dépose pdf est possible dans des conditions de sécurité et d’authenticité garanties. À défaut, le fournisseur non concerné par l’obligation de transmission via Chorus imprimera la facture en un seul exemplaire et sans agrafe et la transmettra par la voie postale à l’adresse suivante :

- Pour la communauté Urbaine :
COMMUNAUTÉ URBAINE DU GRAND REIMS
Direction...
TSA 70044
51722 REIMS CEDEX 

- Pour la Ville de Reims :
VILLE DE REIMS
Direction...
TSA 90046
51722 REIMS CEDEX

Le nom de la direction figure sur le bon de commande ou l’ordre de service réalisé. 

 

  • J’avais l’habitude d’envoyer ma facture directement dans la direction concernée ou de la remettre de la main à la main. Est-ce que ce sera toujours possible ? 

Non, il faudra l’envoyer à l’adresse unique de facturation de la collectivité. Ce type de transmission rallongerait les délais de traitement des factures. 

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La démarche sur Chorus Pro

  • Comment faire pour déposer une facture sur Chorus Pro?

 Il faut contacter le support Chorus : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/

 

  • Comment identifier la collectivité destinataire de la facture ?

Chaque collectivité et chaque budget annexe dispose d’un SIRET. Le SIRET est un numéro d’identification unique composé de 14 chiffres.

Lors de la facturation, le fournisseur doit prendre en compte le SIRET qui figure sur le bon de commande édité par la collectivité. 

 

  • Quelles seront les nouvelles mentions à faire figurer sur ma facture ?

Pour les factures déposées sur Chorus Pro :
- Le code service (direction de la collectivité) est obligatoire
- Le numéro d’engagement est recommandé, dès lors qu’il m’a été communiqué. Sa mention facilitera les traitements de la facture.

Ces mentions figurent sur le bon de commande et les ordres de service transmis par la collectivité. 

 

  • Que se passera-t-il pour les factures ne respectant pas les mentions obligatoires ?

Leur absence sera bloquante, pour celles contrôlées par Chorus Pro, et les factures ne pourront pas être déposées.

Les mentions obligatoires prévues par le code du commerce et le code général des impôts sont notamment :
- Nom et adresse des parties
- Date de la vente ou de la prestation de services
- Quantité et dénomination précise des produits et services
- Prix unitaire hors taxes et réductions éventuellement consenties
- Numéro d’immatriculation de l’entreprise
- Date de délivrance de la facture
- Numéro unique et séquentiel
- Base d’imposition pour chaque taux  de TVA et TVA correspondante
- Montant total à payer 

Le décret d’application de Chorus Pro prévoit également que soient renseignés :
- En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l’engagement généré par le système d’information financière et comptable de l’entité publique
- Le code d’identification du service en charge du paiement
Selon les critères de dépose sur Chorus Pro définis par la collectivité 

Certaines de ces mentions sont contrôlées par Chorus Pro comme par exemple (liste non exhaustive) :
- Existence du siret pour le fournisseur et le destinataire de la facture
- Contrôle d’unicité du numéro de la facture pour le fournisseur
- Code service (code direction de la collectivité référencé par la collectivité) 

 

  • Qui contacter si je n’arrive pas à déposer ma facture sur Chorus Pro ?

3 possibilités existent pour contacter le support Chorus Pro :
- La hotline téléphonique au n° 04.77.78.39.57 ouverte du lundi au vendredi de 9h à 19h (hors jours fériés)
- L'avatar « Claude » accessible sur le portail Chorus Pro
- L'émission d’une sollicitation :
-- Dans l’espace « Sollicitations émises » si vous êtes déjà authentifié sur le portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
-- En cliquant sur « Nous contacter » en bas de la page d’accueil du portail Chorus Pro si vous êtes en mode non connecté

La collectivité n’intervient pas dans cette assistance.

  

  • Qui contacter si j’ai des questions sur le fonctionnement de Chorus Pro ?

Il faut contacter le support Chorus : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/ 

La liste des siret et codes services de nos collectivités

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